Définir l'histoire que je veux raconter à mon marché
Se poser les bonnes questions
Avant de décider des actions à mener, il est essentiel de définir vos objectifs et les ambitions que vous nourrissez pour votre marché.
Cela dépend de la taille du marché visé, du temps que votre équipe peut consacrer à la prospection et au traitement des résultats.
Il faut donc se poser les questions suivantes :
1. Quelle est votre ambition ?
- Identifier les prospects qui ont un projet : sur un gros marché, il est pertinent de faire remonter les suspects présentant des signaux business suffisant pour supposer un intérêt
- Parler à tout mon marché pour devenir LA solution sur celui-ci : sur un marché très verticalisé, miser sur la notoriété et l’entretien d’un dialogue permet d’être connu et reconnu
- Les deux
2. Quel(s) livrable(s) point(s) à partir du/des quel(s) vous voulez commencer votre cycle de vente ? (plusieurs choix possibles)
- Sollicitation, réponse mail, appel entrant avant de passer à la prospection
- signaux business chauds où je suis sûr qu'un projet est en cours
- signaux business froids qui me permettent d'identifier leur besoin et me permettent d'y répondre
3. Dans quel(s) système d’information souhaitez-vous exécuter ce workflow et traiter les livrables ?
- un CRM
- sur Coefficy
Matérialiser le workflow
Afin d’assurer la cohérence de votre histoire, il faut établir un workflow qui permettra à chaque intervenant de comprendre la façon dont vous segmenter votre/vos marché(s).
Une fois le fil rouge défini, vous allez pouvoir décliner autant de scénarios que vous souhaitez pour les bonnes sociétés (un scénario de prospection sera différent d’une communication prévue pour vos clients actuels).
Le bon déroulement d’un scénario dépendra de la rigueur des actions faites sur les segments créés grâce aux routines, aussi appelé “flux de suspects prioritaires” et les tags associés.
Le concept de routines et de tags est abordé dans le cours suivant : Gérer les tags et affecter des relances
Pour vous donner un exemple, nous allons vous présenter le workflow mit en place chez Coefficy.
Nous fonctionnons avec deux routines.
Une première va permettre d’identifier l’intégralité des suspects de notre marché grâce à des critères obligatoires : en l’occurrence, les codes NAF des éditeurs et intégrateurs de logiciels.
Cela fait un bon paquet de sociétés, et on veut travailler sur des suspects “chauds”, avec une actualité récente, un critère qui nous amène à penser que c’est le bon moment d’aller prospecter cette société en particulier.
Pour ce faire, on ajoute des critères qu’on appelle “pondérant” à notre routine. Les critères pondérant peuvent avoir une importance qui varie d’un critère à l’autre, ce qui permet de définir un score sur 100 pour chaque société.
Par exemple, une société qui visite les pages LeBonLogiciel relatives à des solutions marketing apparaîtra en priorité dans notre flux de suspect.
Sur le tableau de bord, les sociétés d’une routine sont alors découpées par tranche de % de score (sur notre routine, il y a 17 940 sociétés qui, aujourd’hui, ont un score entre 51% et 57%) :
Ce score est calculé tous les jours sur l’intégralité des boîtes française. Il est donc pertinent de conserver les sociétés sur lesquelles aucun cycle de vente n’est en cours en “suspect” de cette routine que l’on nomme routine “funnel”.
Quand une action de prospection est en cours, le commercial passe la fiche en prospect, pour qu’elle ne remonte plus dans notre flux de suspects prioritaire.
Dès que l’action est terminée, le tag sera de nouveau modifié par le commercial :
- Signé = Client Coefficy
- Perdu = Suspect Coefficy
En parallèle de cette routine, nous en avons une deuxième, nommée Newsletter, qui ne contient que les critères obligatoires présents dans la routine funnel.
On nomme cette routine, une routine “marché”.
Dans notre cas, nous n’avons qu’un seul marché : les prospects à qui nous souhaitons vendre la solution Coefficy.
Quelque soit l’étape, nous entretenons ce marché avec une newsletter. Nous avons tout simplement appelé la routine “Newsletter”.
On sait qu’un suspect Coefficy est un suspect Newsletter.
Donc, on l’engage automatiquement dans une campagne qui va l’inscrire à notre newsletter et passer son tag Newsletter en Client, car il est devenu, grâce à la campagne, client de notre Newsletter. En plus, l’automation va le passer prospect Coefficy, et créer une relance pour le commercial responsable de la campagne.
En traitant sa relance et déroulant notre cycle de prospection, je rappelle que notre cher commercial doit mettre à jour le tag de la société Coefficy : client Coefficy si contrat signé, suspect Coefficy si contrat perdu.
Grâce à la fonction “Sociétés avec date de match > date de la dernière vue” disponible dans le flux de suspects :
Quand le commercial retournera chercher des suspects intéressants, la fiche précédemment remise en tag suspect Coefficy n’apparaîtra pas.
À moins qu’un jour, une nouvelle actualité ne fasse remonter la société en score, ou qu’un succès sur la newsletter ne soit identifié. Auquel cas, le commercial pourra retomber dessus (dans le flux ou dans ses relances grâces aux automations de la newsletter).
Il peut y avoir de nombreuses combinaisons, et c’est important de bien les définir en amont pour être sûr de l’histoire que vous souhaitez adresser à votre marché !
Segmentation Coefficy selon les étapes que nous avons définies en amont :
Astuce
💡 Utilisez un Whiteboard / FIGMA ou tout autre outil de process pour que chaque collaborateur ait une vision détaillée de chaque étape à suivre dans le déroulement du workflow.
Schématisez les actions que les utilisateurs doivent effectuer pour que votre histoire reste cohérente du début à la fin.
Durant votre formation avec le support, nous construirons ensemble votre premier workflow.
Déterminer quel va être mon usage de Coefficy
Ce qu’il faut savoir avant de passer à l’action
Durant votre formation auprès du support, vous avez défini quel serait le workflow à suivre sur votre plateforme Coefficy.
Selon l’histoire sur laquelle vous vous êtes fixé, différents usages s’offrent à vous.
Sur Coefficy Academy, vous allez pouvoir étudier les principaux usages qui correspondent à vos besoins.
Découvrir les usages adaptés à votre histoire
Trouver les bons contacts dans les entreprises de son marché
La collecte de données fait partie de notre métier.
Cette formation va vous permettre de collecter des données sur les contacts dans les sociétés ciblées, selon les personas qui vous intéressent.
Plusieurs façons de traiter et d’exploiter ces résultats vous sont présentées, que ce soit sur Coefficy ou dans un CRM tiers.
Briser la glace avec les bons contacts grâce aux campagnes de prospection automatiques
L’une des principales fonctionnalités de Coefficy est la création de campagnes de prospection automatiques.
Grâce à cet outil, vous allez pouvoir paramétrer des campagnes de prospection qui se déclenchent selon des événements spécifiques qui vous permettent de briser la glace.
Les résultats, succès comme échecs, peuvent amener diverses automations qui vont vous remonter les signaux qui vous intéressent dans les sociétés ciblées.
Développer votre notoriété sur votre marché avec les newsletters
Sur la base de contacts collectés dans une campagne, vous avez la possibilité d’inscrire vos prospects à une liste de mails récurrents que l’on nomme plus généralement “newsletter”.
Cela vous donne un prétexte valable et pertinent pour vous adresser de manière régulière à votre marché et accroître votre notoriété.
Loin du mailing de masse, le but ici est de verticaliser au maximum votre cible et de proposer du contenu à valeur qui incitera les lecteurs à vous lire.
Cette stratégie vous donne une certaine légitimité à utiliser des signaux business chauds que vous seriez moins légitime à utiliser si, en amont, aucune relation n’existe entre le suspect et vous.
Rencontrer/prospecter les contacts issus des campagnes et des newsletters
Travailler la base de vos prospects est essentiel pour décider des actions à faire et quand les faire.
Pour cela, nous proposons des outils qui vous permettent de suivre les étapes de votre prospection (notifications, prise de notes, suivi d’email, etc) et des données pour chaque société de votre marché.
Gérez vos contacts et l’évolution de ces sociétés au fur et à mesure de votre prospection, ou jusqu’au point de sortie vers lequel vous souhaitez exporter le lead vers votre propre CRM.
Prospecter les suspects les plus matures de votre marché
Notre plateforme vous donne la possibilité de générer des listes exhaustives des entreprises françaises de votre marché.
Mais pour autant, tous les suspects ne présentent pas le même intérêt et vous souhaitez peut-être prioriser certaines sociétés par rapport à d’autres ?
Cette formation va vous expliquer comment appliquer des critères de pondération et affecter un score de “match” à chaque suspect identifié et comment se servir des outils à votre disposition pour maintenir le fil de votre prospection.
Astuces
💡 Selon les capacités de votre équipe commerciale et la façon dont vous souhaitez prospecter votre/vos marché(s), vous pouvez être amenés à suivre plusieurs usages.
Il n’est pas impossible d’en ajouter au fur et à mesure, mais il faut bien définir les plans de votre plateforme pour vous assurer de ne pas vous mélanger dans les différents scénarios mis en place.
💡 Former vos utilisateurs à ces usages est primordial ! Il est possible de faire appel au support client pour assurer le transfert de compétence sans douleur 🛁
Ajouter ou supprimer des utilisateurs
Ce qu'il faut savoir avant de passer à l'action
Sur Coefficy, il y a plusieurs types d'accès qui attribuent des droits différents :
- RESPONSABLE : Il a accès à toute la plateforme, aux paramètres, à la gestion des abonnements, il va pouvoir créer des séquences d’e-mail, des campagnes, des newsletters, ainsi que les templates d’e-mails.
- UTILISATEUR : Il peut juste consulter les fiches sociétés et mener des actions de prospection dessus (passer des appels, se mettre une relance, gérer des opportunités, etc…).
- SANS LICENCE : Il ne peut rien faire sur la plateforme, il n’a accès à aucune fonctionnalité et à aucun paramètre, et par conséquent, il n’est pas compté dans l'abonnement.
Du coup quel est son intérêt ?
Imaginez que votre utilisateur habituel, que nous appellerons José, parte en congés pour 6 mois. Pendant ce temps, vous le remplacez par Martine. Vous allez donc passer José en “sans licence”, et Martine en utilisateur, ce qui vous évitera de payer pour deux utilisateurs. Quand José reviendra, vous le repasserez en “utilisateur”, il retrouvera toutes ces relances et opportunités actives comme avant son départ.
Voyez l'accès “sans licence” un peu comme un “placard de stockage” 🚪.
Inviter un nouvel utilisateur
Vous accueillez un nouvel élément dans votre entreprise et vous avez besoin de lui donner accès à Coefficy ? Suivez ce guide !
Lorsque vous êtes sur une page Coefficy, allez cliquer sur votre nom et prénom en haut à droite de la page :
Cliquez ensuite sur “abonnement” :
Vous tomberez sur la page de la gestion de votre abonnement, il faudra alors cliquer sur “Utilisateur” :
Vous aurez alors la liste de vos utilisateurs actuels et en dessous, le bouton “inviter des personnes”, vous allez cliquer dessus :
Vous tomberez sur cette fenêtre :
Dans cette fenêtre, vous devez obligatoirement renseigner le nom, prénom, et adresse mail (professionnelle) de la personne à qui vous souhaitez donner accès à Coefficy.
Il faudra aussi sélectionner le type de droit que vous souhaitez donner à votre nouveau collaborateur, les autres champs ne sont pas obligatoires.
Une fois que c’est rempli, vous pouvez valider :
Après ça, votre nouveau collègue va recevoir un mail d’invitation avec un lien qu’il devra utiliser pour définir son mot de passe de connexion à Coefficy.
Et voilà ! Il peut désormais se connecter !
Supprimer un utilisateur
Vous souhaitez supprimer un utilisateur. Pour cela, allez dans l’onglet utilisateur comme vous l’avez fait plus haut pour ajouter un utilisateur.
Dans ce cas, on souhaite supprimer Julie, vous allez donc cliquer sur la petite poubelle à droite du nom, prénom.
Vous allez tomber sur cette fenêtre :
C’est le moment de prendre des décisions sur la suppression ou la réaffectation des éventuelles relances, opportunités, campagnes de prospection mail, etc.
En affectant les différentes relances et opportunités, vous passerez le relais sur les dossiers en cours à l’utilisateur désigné.
En affectant les campagnes et les abonnés Newsletter à l’utilisateur désigné, les mails partiront à présent de sa boîte mail.
Dans l’exemple ci-dessous, vous allez décider de ce que vous faites des relances et des opportunités.
Le menu déroulant va vous permettre, soit de supprimer toutes les relances et opportunités, soit de l’affecter à un autre utilisateur :
Pour les articles LeBonLogiciel, vous ne pourrez pas les supprimer, ce qui sera aussi le cas pour les “Personas”, les “Templates mail” et les “formulaires web”.
Vous devrez choisir entre attribuer “au responsable le plus ancien” ou un utilisateur en particulier :
Ensuite, vous allez choisir ce que vous allez faire pour les campagnes et séquences, et les abonnés Newsletter. Vous aurez le choix de les désactiver (pas de les supprimer) ou les affecter à un autre utilisateur :
Une fois que vous avez pris toutes ces décisions, vous allez cliquer sur “Désactiver” et l’utilisateur sera désactivé :
Astuce
💡 Que faire lors de l'arrivée ou départ d'un utilisateur ?
L’un de vos collaborateurs s’en va.
Par contre, le quota maximum de licences dans votre société est atteint…
On va voir comment on va se servir du “Sans licence” pour ne pas perdre les relances, opportunités et autres de votre ancien collaborateur, en les affectant à votre nouvel arrivant sans payer une licence supplémentaire.
Ne supprimez pas tout de suite l’utilisateur qui s’en va !
On vous conseille de créer un accès à votre nouvel élément et de le passer en utilisateur “Sans licence”. Ensuite, vous pourrez aller désactiver votre ancien collègue, en paramétrant toutes les réaffectations à l’utilisateur “sans licence”.
Après ça, allez modifier la licence de votre utilisateur “sans licence” et passez-le en “utilisateur” :
Il a maintenant accès à toutes les fonctionnalités d’une licence “utilisateur”, avec les relances, opportunités ou encore campagne de son prédécesseur en bonus !
Gérer mon abonnement
Ce qu’il faut savoir avant de passer à l’action
Tous les aspects de votre abonnement sont pilotés depuis la plateforme Coefficy par les collaborateurs ayant une licence “Responsable”.
Pour toute information sur les différentes options de votre abonnement, vos utilisateurs, la facturation et vos consommations, vous pouvez contacter le support depuis le Centre d’Aide.
Modifier l’abonnement
Sur l’onglet Abonnement, vous pouvez consulter les services à disposition et les modérer en cliquant sur “modifier”, vous allez pouvoir apporter des ajustements sur les services disponibles avec votre abonnement :
Vous avez la main sur les services disponibles depuis votre contrat en cliquant sur “Ajuster mon offre”.
Il y a notamment la possibilité d’ajouter des licences ou d’en retirer :
Ajouter une résiliation
Le bouton “Résilier” vous indiquera la marche à suivre pour toute demande de résiliation, avec le rappel des conditions renseignées sur votre contrat :
Suivi des factures
Vos factures ne sont pas transmises par mail, elles sont disponibles directement sur votre plateforme Coefficy.
L’onglet “Facturation” vous permet d’avoir une vue sur vos factures et leurs montants hors taxes.
Le bouton “PDF” vous permet de les télécharger.
Vous pouvez suivre le statut de chaque facture, sa date d’émission et la date où vous avez effectué le paiement.
Moyen de paiement
Pour ajuster vos coordonnées bancaires, vous avez l’onglet “Moyen de paiement” qui vous permet de faire les modifications dont vous avez besoin.
Astuces
💡 Si vous ajoutez des licences utilisateur supplémentaires à celles incluses dans votre abonnement, cela éditera la facture relative à cette modification.
💡 Lors d’une demande de résiliation et tout au long du préavis, le support reste à votre disposition pour poursuivre l’usage de la plateforme jusqu’à la fin de votre abonnement.
Gérer mes consommations
Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action
Certains services de Coefficy peuvent être consommés au mois, en plus de l’abonnement auquel vous avez souscrit.
Dans ces services, on compte notamment les licences (si vous en avez plus que le nombre inclus dans votre abonnement), les contacts collectés et le consulting avec nos équipes (coach acquisition client, support client et technique, consulting commercial, etc).
Ces frais supplémentaires sont facturés au mois.
Pour les abonnements mensuels, ils sont ajoutés à votre facture d’abonnement.
Pour les abonnements facturés à l’année, de nouvelles factures seront éditées chaque mois.
Vous pouvez suivre vos consommations dans votre abonnement, onglet “Consommations” :
Comprendre le service de recherche et de mise à jour des contacts
Nos meilleurs algorithmes de recherche et de mise à jour des contacts (/mois/contact enrichi) = il s’agit des contacts collectés par nos scripts.
Ces contacts ont un coût à l’acquisition auprès des prestataires auxquels nous faisons appel pour les obtenir.
Ce coût est étalé mensuellement pour chaque adresse mail.
Le but du jeu est donc d’exploiter un maximum ces adresses en les prospectant (que ce soit par des campagnes d’engagement automatique ou de la prospection plus directe).
Tant que vous avez le contact dans votre base, on le met à jour et l’utilise en priorité dans les campagnes que vous lancez dont le ciblage correspond à la société et au persona auquel le contact appartient.
À la suppression de l’adresse mail collectée, elle ne sera plus présente dans vos consommations.
Les adresses mail que vous renseignez manuellement sur un contact ne sont pas facturées (mais ne seront pas non plus mise à jour par nos scripts).
À quel moment un contact est facturé ?
Lorsque, grâce à nos scripts, nous obtenons une adresse mail exploitable pour le contact en question.
Cela se fait de différentes façons :
- en téléchargeant un contact que nous vous mettons à disposition et qui contient une adresse mail (enveloppe orange)
- en téléchargeant un contact que nous vous mettons à disposition et qui ne contient pas une adresse mail (enveloppe grisée) mais que vous ajoutez un mail manuellement 👉 nous prévoyons de modifier cela pour que le contact ne soit plus facturé, car la collecte vient de vous (en attendant, préférez créer une nouvelle carte)
- en cliquant sur la baguette magique sur un contact et qu’une adresse mail est trouvée
- en créant un contact depuis un profil LinkedIn
- en lançant une campagne qui collectera des contacts dans les sociétés ciblées
Comment créer un contact non facturé ?
Les contacts qui n’ont pas d’adresse mail collectée par nos scripts n’engagent aucune facturation.
Voici les cas dans lesquels un contact n’est pas facturé :
- en téléchargeant un contact que nous vous mettons à disposition et qui ne contient pas d’adresse mail (enveloppe grisée) et vous ne mettez pas d'adresse mail
- en cliquant sur la baguette magique sur un contact, mais qu’aucune adresse mail n’est trouvée
- en éditant un contact pour supprimer le champ “adresse mail”
- en éditant un contact pour lui mettre le statut “a quitté la société” (qu’il ait ou non une adresse mail renseignée)
Comprendre le service de consulting
En option : un coach en acquisition client à votre disposition (/heure) = il s’agit des heures que vous prenez en plus pour la formation de votre équipe, le développement spécifique à mettre en œuvre pour vos demandes techniques, les actions d’accompagnement de support qui ne sont pas comprises dans votre abonnement.
Que ce soit nos coachs en acquisition client, nos copywriters ou notre support, le coût est de 120€ par heure.
Les heures passées sont répertoriées dans l’historique des heures consommées.
L’onboarding initial compris dans votre abonnement étant réglé à la souscription, cela vous génère un certain nombre d’heures disponibles qui se déduiront au fur et à mesure de leur utilisation.
Pour obtenir du consulting, vous devez contacter le support, et la personne en charge de votre compte vous informera des modalités de la prestation.
De la même façon, quand le support vous demandera de programmer des heures d’accompagnement, vous serez informés à l’avance s’il s’agit d’une prestation payante ou non.
Chaque service payant sera validé par le client avant d’être effectué.
Astuces
💡 Vous pouvez suivre vos consommations mois par mois dans cet onglet.
Pour avoir le détail des consommations des mois précédents, vous devez vous référer aux factures des mois précédents.
💡 Au lancement de campagnes, vous pouvez tomber sur des adresses mails qui ne sont pas valides et renvoient un mail “non délivré”.
Cela est dû au fait que nous acceptons que nos scripts prennent les adresses mail “catch-all”. Mais à la réception de l’information du mail non délivré, les scripts suppriment l’adresse mail collectée.
Cette opération nécessite qu’un premier mail soit envoyé à l’adresse.
Vous trouverez plus d’informations dans nos cours concernant les campagnes d’engagement automatique.
💡 Les heures supplémentaires consommées sont renseignées par le support pour les actions auxquelles elles font référence. En cliquant sur le lien “Consulter”, une fenêtre apparaît avec le commentaire rédigé par le support.
