Configurer votre profil utilisateur

Synchronisation de compte mail Office 365

Le but est de synchroniser votre compte mail Office 365 avec la solution Coefficy et permettre l’envoi et la réception de mails directement depuis Coefficy.

C'est un peu technique, mais nous avons tout préparé pour que ça se passe au mieux et en 3 clics 😊 !

‍

Pour améliorer votre expérience, vous pouvez paramétrer une règle de tri sur votre client Outlook.

‍

En cas de problème, fixez une intervention avec le support : ici

‍

Profil Coefficy

Connectez-vous à la plateforme Coefficy avec l’utilisateur concerné puis accéder à "Mon Profil".

Cliquez ensuite sur "Paramètre du compte email" :

‍

‍

Choisissez "EDITER MON COMPTE MAIL" :

‍

‍

Sélectionnez "Office 365" :

‍

Synchronisation de la boîte mail

À cette étape, deux cas se présentent :

Cas 1 - Vous arrivez directement sur la fenêtre ci-dessous. Dans ce cas, cliquez directement sur "suivant" :

‍

‍

Cas 2 - Une fenêtre de connexion Microsoft apparaît :

Votre adresse mail est automatiquement préremplie (l'adresse mail de connexion à Coefficy doit être identique à l'adresse mail que vous souhaitez synchroniser, dans notre exemple "jgiry@coefficy.com").

Il ne vous reste plus qu'à saisir votre mot de passe utilisé pour vous connecter à votre compte Office 365.

‍

‍

Vous pouvez rencontrer l'erreur suivante (c'est que vous avez un problème de mot de passe) :

Vérifiez d'abord votre mot de passe en vous connectant à votre compte Office 365.

En cas d'oubli, Cliquez sur "J'ai oublié mon mot de passe" puis suivre la procédure de renouvellement du mot de passe de votre compte Office 365.

‍

Acceptez les autorisations demandées par Coefficy pour accéder à votre compte mail Office 365.‍

Il est possible que cette étape n'existe pas si l'administrateur de votre environnement Office 365 a déjà accepté les autorisations demandées par Coefficy pour l'ensemble des utilisateurs de votre environnement Office 365).

‍

Erreurs rencontrées

Erreur 1 : protocoles IMAP / SMTP

Si le message d’erreur qui apparaît est celui-ci :

‍

Le problème se situe au niveau des protocoles IMAP et SMTP.

Il est essentiel que ces protocoles soient activités sur compte mail Office 365.

Ces 2 protocoles ne sont pas obligatoirement actifs par défaut pour tous les comptes mail Office 365.

‍

Le protocole IMAP vous permet de récupérer les réponses mails de vos prospects sur Coefficy (et donc avoir des notifications pour le succès de vos campagnes 😉).

Le protocole SMTP vous permet d'envoyer vos mails via Coefficy : indispensable pour pouvoir envoyer vos séquences mails !

‍

Attention pour cette étape, il faut obligatoirement avoir un accès « Administrateur » à l’abonnement Office 365 de l’entreprise :

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur au compte Office 365 de votre entreprise.

2. Allez dans l’administration : https://admin.microsoft.com/‍

‍

3. Allez dans la gestion des utilisateurs : https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/users

‍

4. Sélectionnez un des utilisateurs à synchroniser :

‍

5. Une fois que l’utilisateur concerné est sélectionné, il faut vérifier l’activation IMAP et SMTP. Pour cela, cliquez sur « Courrier » puis « Gérer les applications de courrier ».

‍

6. Activer les choix « IMAP » et « SMTP » en cochant les cases correspondantes.

‍

À noter que les activations des protocoles IMAP et SMTP ne sont pas immédiates.

Il faut parfois patienter jusqu'à 3 heures.

‍

Une fois cette modification faite, recommencer la procédure de synchronisation sur Coefficy.‍

‍

Erreur 2 : L’organisation de votre compte mail Office 365 impose le consentement administrateur

Dans ce cas, il est obligatoirement nécessaire qu'un utilisateur avec des droits d'administrateur Office 365 soit disponible.

1. Cliquez sur lien "Vous possédez un compte administrateur ? Connectez-vous avec ce compte"

‍

2. Vous arrivez alors sur la fenêtre suivante qui doit-être complétée par votre administrateur Office 365.

Lors de cette étape de consentement, une case à cocher "Consentement administrateur" apparait. Il faut cocher cette case :

‍

3. Après le consentement administrateur effectué, le message suivant apparait. C'est normal pas d'inquiétude. Cliquer sur le bouton "SE CONNECTER AVEC ..." :

‍

4. À cette étape, vous retrouvez la fenêtre de connexion à votre compte mail Office 365 et pouvez poursuivre la procédure en passant à l'étape suivante.

‍

‍

Vous avez également la possibilité de paramétrer votre signature mail qui s'appliquera dans chaque mail envoyé depuis la plateforme Coefficy.

Ne mettez pas d'image lourde (maximum un logo) ni de tableau. Plus vous mettez d'éléments lourds, plus le risque d'être détecté comme spam augmente.

‍

Succès de la synchronisation mail

L'écran suivant apparaît :

‍

Tout fonctionne : Félicitations !

‍

Si vous avez besoin d'aide, ou des questions, notre équipe support est à votre disposition par mail à l'adresse : support@coefficy.com ou en programmant directement une intervention dans notre calendrier.

Synchronisation de son compte mail Gmail

Le but est de synchroniser votre compte mail Gmail avec la solution Coefficy et permettre l’envoi et la réception de mails directement depuis Coefficy.

C'est un peu technique, mais nous avons tout préparé pour que ça se passe au mieux et en 3 clics 😊 !

‍

En cas de problème, fixez une intervention avec le support : ici

‍

La synchronisation avec Gmail comporte deux étapes :

• Création d'un mot de passe d'application depuis Gmail
• Synchronisation de votre compte Coefficy

‍

Avant de démarrer la procédure, vérifiez que l'IMAP est activé

Le protocole IMAP va vous permettre de récupérer les réponses mails de vos prospects sur Coefficy (et donc avoir des notifications pour le succès de vos campagnes 😉).

‍

Pour vérifier que le protocole IMAP est bien actif sur votre compte, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrir Gmail sur votre ordinateur

2. En haut à droite, cliquez sur "Paramètres"

3. Choisir "Afficher tous les paramètres"

‍

4. Cliquer sur l'onglet "Transfert et POP/IMAP"

‍

5. Dans la section "Accès IMAP", cliquer sur "Activer le protocole IMAP".

6. Cliquer sur "Enregistrer les modifications".

Attention, pour cette étape, il faut obligatoirement avoir un accès « Administrateur » à l’abonnement Gmail de l’entreprise.

‍

Pour activer IMAP :

• ‍Connectez-vous à la Console d'administration Google, connectez-vous avec un compte administrateur, et non avec votre compte personnel.

• Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à ⇾ Applications ⇾ Google Workspace ⇾ Gmail ⇾ Accès des utilisateurs finaux (pour consulter "Accès des utilisateurs finaux", faites défiler la page Gmail jusqu'en bas).

• Sélectionnez l'unité organisationnelle pour laquelle vous souhaitez configurer les paramètres. Si vous souhaitez que ces paramètres s'appliquent à tous les utilisateurs, sélectionnez l'unité racine. Sinon, sélectionnez l'une des unités enfants.

• Faites défiler la page jusqu'à la section Accès POP et IMAP. Vous pouvez activer IMAP en cochant sur la case "Activer l'accès IMAP pour tous les utilisateurs"    et cliquez sur l'option : autoriser n'importe quel client de messagerie. 

• Si l'option "Limiter les clients de messagerie accessibles aux utilisateurs (clients de messagerie OAuth uniquement)" est active, vous devrez la désactiver.

‍

Création d'un mot de passe d'application

Accédez à votre compte Google à partir de l'icône en haut à droite de votre boîte mail :

‍

Dans le menu, sélectionnez "Sécurité" :

Validation en deux étapes

Dans le module "Comment vous connecter à Google", vous devez activer la validation en deux étapes.

Activer l'authentification multifacteur (MFA) est un processus de sécurité de compte nécessitant deux ou plusieurs étapes distinctes pour qu'un utilisateur prouve son identité.

Pour l’activer, cliquez sur “Validation en deux étapes” et suivez les instructions :

‍

‍

Poursuivez les étapes jusqu'à être renvoyé sur la page de sécurité avec ce résultat :

Si l'option "Validation en deux étapes" n'apparaît pas, alors votre administrateur de messagerie a mis des restrictions en place qu'il faudra lever pour pouvoir l'obtenir.

Créer un mot de passe d'application

Dans le champ de recherche en haut de la page, saisissez : "Mots de passe des applications" et sélectionnez le module suivant :

‍

Sur le menu déroulant de gauche, sélectionnez “Autre (Nom personnalisé)” :

‍

Saisissez “Coefficy” puis cliquez sur “Générer” :

‍

‍

Une fenêtre apparaît avec un code à 16 chiffres qu’il faut copier dans votre presse-papier (inutile de le mémoriser, il n'est nécessaire de saisir un mot de passe d'application qu'une seule fois par application ou par appareil) :

Profil Coefficy

Connectez-vous à la plateforme Coefficy avec l’utilisateur concerné et accédez à votre profil.

Cliquez sur "Paramètre du compte email" :

‍‍‍‍

Sélectionnez "Gmail" :

‍

‍Synchronisation de la boîte mail

À cette étape, vous devez remplir les champs suivants :

‍

• Email = adresse mail (automatiquement pré-remplie avec votre adresse de connexion). Dans tous les cas, votre adresse mail de connexion doit être identique à celle que vous allez utiliser pour envoyer les emails.
• Mot de passe = collez le code à 16 chiffres copié plus tôt.

‍

L’étape suivante consiste à paramétrer votre signature mail.

‍

Et c'est fait !

‍

Si vous avez besoin d'aide, ou des questions, notre équipe support est à votre disposition par mail à l'adresse : support@coefficy.com ou en programmant directement une intervention dans notre calendrier.

Synchronisation de compte mail avec un serveur dédié

Le but est de synchroniser votre compte mail avec la solution Coefficy et permettre l’envoi et la réception de mails directement depuis Coefficy.

C'est un peu technique, mais nous avons tout préparé pour que ça se passe au mieux et en 3 clics 😊 !

‍

Vous utilisez Outook comme client de messagerie ? Pour améliorer votre expérience, vous pouvez paramétrer une règle de tri sur votre client Outlook.

‍

En cas de problème, fixez une intervention avec le support : ici

‍

Profil Coefficy

Connectez-vous à la plateforme Coefficy avec l’utilisateur concerné puis accéder à "Mon Profil".

Cliquez ensuite sur "Paramètre du compte email" :

‍

‍Si vous utilisez un serveur de messagerie dédié, vous devrez cliquer sur “autre" dans le paramétrage de votre compte mail utilisateur :

‍

Sélectionnez le choix du serveur de messagerie (Orange, OVH, Serveur personnalisé...) :‍

‍

Pour les serveurs OVH et personnalisés, remplissez les informations du serveur entrant et du serveur sortant avec les ports correspondants :

Le serveur de courrier entrant (IMAP), utilise généralement le port 993 en SSL ou TLS, sinon le 143 en startTLS (assez rare).

Le serveur de courrier sortant (SMTP), utilise généralement le port 465 en SSL ou TLS, sinon le 587 en starTLS.

‍

Pour des raisons de sécurité, Coefficy n'accepte pas les ports non encryptés (ce qui est souvent le cas sur le port 143 de l'IMAP, idem avec les ports 25 et 255 pour le SMTP).

Synchronisation de la boîte mail

Vous devez ajouter votre adresse mail de connexion et le mot de passe associé.

L'adresse mail de connexion à Coefficy doit être identique à l'adresse mail que vous souhaitez synchroniser.

‍

Si la synchronisation fonctionne, faites « suivant » pour paramétrer votre signatue mail.

Si ça ne fonctionne pas et que vous avez un message d'erreur, voici les points à vérifer :

‍

Vérification des éléments

‍Dans le cas où la synchronisation de votre boîte mail à Coefficy ne fonctionne pas, vous pouvez vérifier les éléments suivants :‍

• Confirmez que l'adresse e-mail et le mot de passe sont corrects.
• Le compte mail doit être actif et déjà paramétré avec une boite de réception (souvent INBOX) et une boite d'éléments envoyés (sent elements / éléments envoyés / ou Messages envoyés comme pour Gmail par exemple).
• Certains serveurs nécessitent un nom d'utilisateur personnalisé pour la connexion. Contactez votre équipe informatique pour savoir si votre configuration doit en avoir un.
• Vérifiez si votre serveur nécessite une authentification double facteur, dans ce cas, il faudra utiliser / mettre en place un mot de passe d'application spécifique.
• Vérifier si vous avez besoin d'un mot de passe d'application spécifique pour connecter votre boite mail à des applications tierces.
• Il est possible que votre équipe informatique n'autorise que certaines adresses IP à se connecter à votre boîte de réception.
  Dans ce cas, celle-ci doit ajouter à votre liste d'autorisations les adresses IP utilisées par Coefficy pour connecter votre boîte de réception.
• ATTENTION : si vous avez un serveur personnalisé, il est possible que le paramétrage des ports soit erroné !
  Il faudra donc vérifier votre paramétrage SSL, TLS et STARTLS.

‍

Si la synchronisation fonctionne après ces vérifications, vous pouvez vous arrêter à cette étape.

Si ça ne fonctionne toujours pas, passez à l'étape suivante.

‍

Vérification IMAP / SMTP

‍Si après les vérifications précédentes, la synchronisation de votre boîte mail ne fonctionne toujours pas, vous pouvez vérifier les informations IMAP / SMTP.

• Trouvez les informations IMAP SMTP de votre serveur de messagerie
• Vérifiez que les protocoles IMAP et SMTP sont bien activés
• Vérifiez que les identifiants de connexion IMAP et SMTP sont bien l'adresse mail principale et non pas un identifiant
• Confirmez que le serveur et le port IMAP sont correctes, généralement le port IMAP est 993.
• Confirmez que le serveur et le port SMTP sont corrects, habituellement les ports SMTP sont 465 ou 587.

‍

Vous pouvez également vérifier les règles pour les ports IMAP et SMTP.

Vous devez vérifier (demander à la personne qui a fait les paramétrages du réseau), si votre IMAP est bien sécurisé (SSL/TLS, STARTLS), à jour (SSL v3 mini, TLS v1.2 mini) et pas auto générés (authentifiable par une autorité d'authentification).

Vous pouvez vous inspirer des règles d'Outlook :

• Port IMAP : 993
• Méthode de chiffrement IMAP TLS
• Port SMTP : 587
• Méthode de chiffrement SMTP STARTTLS

‍

Si ça ne fonctionne toujours pas, passez à l'étape suivante pour une dernière solution.

‍

Vérification SSL / TLS

Certificat SSL

La durée de validité d'un certificat SSL peut varier entre 1 à 5 ans selon le type de certificat que vous avez.

Il faut donc que vous activiez SSL pour les e-mails sortants, mais ne pas utiliser SSL pour les e-mails entrants.

‍

Chiffrement TLS

Dans le cadre où vous utilisez encore un chiffrement TLS, il est possible que ce soit la connexion via TLS (Transport Layer Security) qui échoue.

Vous pouvez donc vérifier si le chiffrement TLS correspond aux exemples suivants : TLSv1.0, TLSv1.1, TLSv1.2 (la synchronisation avec Coeffcy nécessite la version 1.2 minimum).

‍

STARTTLS c'est le protocole qui permet d'améliorer une connexion classique vers un système de sécurité qui utilise TLS.

Actuellement, vous pouvez utiliser SMTP SSL/TLS chiffré sur le port 465 ou utiliser SMTP avec STARTTLS sur le port 587.

‍‍

Test à faire pour confirmer le bon fonctionnement

‍Le test le plus simple à faire pour savoir si tout est fonctionnel : c'est de faire la connexion dans Thunderbird.

À l'ajout d'un compte, mettre l'adresse et le mot de passe, en dessous en bleu, s'affiche "Configuration manuelle", cliquez dessus :

‍

Rentrez tout le paramétrage selon votre serveur (Exemple ci-dessous avec le serveur Outlook) et testez le paramétrage serveur en cliquant "Retester".

Si vous n'avez pas de message d'erreur, cliquez sur "Terminer" pour tester la connexion avec les identifiants :

‍

Si tout est ok, les messages de la boite de réception devraient commencer à apparaître, un envoi d’e-mail peut aussi être testé.

‍‍

Pour supprimer le compte que vous venez de créer, vous pouvez faire un clic droit sur le compte dans la liste qui se trouve à gauche ⇾ paramètres

‍

Sélectionnez le compte en question et en bas dans "Gestion des comptes", vous pouvez cliquer sur "supprimer" :

‍

Si après l'ensemble de ces indications, la synchronisation avec votre boîte mail ne fonctionne toujours pas, vous pouvez contacter le support client ❤ en fixant une intervention : ici

Ce qu’il faut savoir avant de passer à l’action

Les notifications sont propres à chaque utilisateur et peuvent être paramétrées différemment pour l’un ou l’autre.

Notifications commerciales

Les éléments pour lesquels vous pouvez être notifié sont les suivants :

• ouverture mail
• clic mail
• réponse mail
• réponse à un formulaire
• visite site web

Vous ne recevez que les notifications provenant des mails dont vous êtes l’expéditeur.

Notifications techniques

Deux éléments techniques peuvent vous être remontés :

• token LinkedIn expiré
• synchro mail désactivé

Affichage des notifications

Les notifications peuvent apparaître à deux endroits :

• par mail
• dans le drapeau 🏴 en bas à gauche de la plateforme

Si l’utilisateur est présent sur Coefficy, la notification apparaîtra dans le drapeau et ne sera pas envoyée par mail même si elle est paramétrée pour être envoyée.

‍

Cela n’est pas vrai pour les notifications techniques : désynchronisation de la boîte mail ou expiration du token LinkedIn. Vous serez notifié sur la plateforme ET par mail, même si vous êtes présent sur Coefficy au moment de l’événement.

Règles des notifications

Pour chaque événement que nous pouvons vous remonter, vous allez pouvoir effectuer différents paramétrages.

Le premier est la règle de notification : de quel événement souhaitez-vous être notifié ?

• aucune = vous ne serez pas notifié pour cet événement
• pour les sociétés avec relance = uniquement notifié si vous avez une relance sur la société du contact
• pour les sociétés de mon marché (routine) = notifié pour les sociétés qui correspondent à votre routine par défaut, avec ou sans relance
• pour les sociétés avec relance sans RDV à venir = si vous utilisez les opportunités
• pour les sociétés de mon marché sans RDV à venir = si vous utilisez les opportunités

‍

Le second paramétrage concerne la façon dont vous souhaitez être notifié :

• notification depuis l’application = apparaît dans le drapeau sur Coefficy
• notification par email = un mail vous est envoyé

Il est possible, pour chaque événement, de choisir l’un, l’autre ou les deux.

Lire les notifications

Sur la plateforme, les notifications apparaissent en bas à gauche de la fenêtre :

Au moment où l’événement est capté, une petite fenêtre de notification apparaît, puis disparaît.

En cliquant sur le drapeau, vous allez avoir l’historique de vos notifications. Vous pouvez cliquer sur la notification souhaitée pour être envoyé vers la fiche société concernée.

‍

Les notifications restent actives (en couleur) tant que vous n’avez pas visité la fiche, ou après le délai spécifié dans les règles de notifications sur la ligne “Temps en heure avant que les notifications soient considérées comme traitées” :

Notification des projets identifiés

Les notifications des projets identifiés sont communes à tous les utilisateurs de votre abonnement.

À la différence des règles de notification dans vos profils respectifs, vous pouvez paramétrer qui recevra les notifications de telle ou telle alerte que vous aurez paramétrée.

Qu'est-ce qu'une alerte ?

Les alertes sont des projets identifiés par l'équipe de LeBonLogiciel et la communauté d'utilisateurs de Coefficy.

Ces projets contiennent les principales informations connues pouvant vous aider à comprendre le contexte du projet et les besoins de l'entreprise concernée.

‍

Les alertes sont réparties entre plusieurs catégories :

• Organisation, facturation et planification (Gestion commerciale, ERP, GPAO ...)
• Collaboration et communication (GED, messagerie ...)
• Relation client et vente (CRM, SFA ...)
• Finance et comptabilité (comptabilité, trésorerie ...)
• Analyse de données, tableaux de bord (BI, ETL ...)
• Ressources humaines et paie (recrutement, badgeuses ...)
• Marketing (emailing, A/B testing ...)
• Création, conception et fabrication (DAO, CAO ...)
• Bureautique (traitement de texte, tableur ...)
• Services informatiques (antivirus, archivage ...)
• Autre outil métier

Selon votre métier, vous allez pouvoir vous intéresser à plusieurs catégories.

Dans les informations de projet qui vous seront remontées, il y aura le stade d'avancée (la maturité : prise de conscience, comparaison, achat, signé, suspendu, etc).

La date de création de l'alerte et ses mises à jour.

Les informations collectées humainement et les contacts auprès desquels ces informations ont été collectées.

Mise en place des règles de notification des alertes

Depuis le moteur de recherche des alertes (si vous avez un accès à celui-ci) ou depuis le paramétrage des notifications dans votre profil utilisateur, vous allez trouver une cloche vous permettant de paramétrer les règles de notification sur les alertes :

S'ouvre alors la page qui vous permet de créer et éditer de nouvelles règles de notifications :

Statut : le champ s'actualise de lui-même.

Pour qu'une règle soit active, il faut que tous les champs soient remplis, et avoir cliqué sur "enregistrer".

Pour qu'une règle ne soit plus active, il vous suffit de vider un champ (les utilisateurs qui doivent recevoir la notification, par exemple).

Titre : le nom de la règle.

Il est important de nommer correctement votre règle, car les notifications que vous recevrez contiendront ce titre (ce qui vous aidera à savoir si la notification concerne telle ou telle règle que vous avez paramétrée).

Routine : le segment sur lequel le moteur des alertes doit tourner.

Cela vous permet de choisir quelles sociétés sont dans votre marché, et de remonter les projets qui sont présents dans les sociétés qui vous intéressent vraiment.

Tags : les tags sur la routine qui vous intéressent.

Selon vos scénarios de prospection, il peut être intéressant de choisir les sociétés qui ont un tag précis sur votre routine (si vous ne souhaitez pas faire de différence entre les sociétés prospectées ou clientes par exemple, vous êtes libres de sélectionner les tags suspects, prospects et clients).

Catégorie de l'alerte : les catégories dans lesquelles se trouvent les projets qui vous intéressent.

Les catégories sont très larges, mais sont suffisantes pour faire un premier filtre sur les projets qui vous intéressent ou non.

Vous pouvez sélectionner plusieurs catégories sur une même règle de notification.

Règle : nouveau, et/ou mis à jour.

Ici vous choisissez quels projets vous souhaitez remonter grâce à cette règle : tous ? Uniquement les nouveaux ? Uniquement ceux qui sont mis à jour ? Vous pouvez créer plusieurs règles et modifier les titres pour différencier les projets remontés car ils sont nouveaux de ceux remontés parce qu'il y a une nouvelle mise à jour.

Utilisateur(s) : sélectionnez les utilisateurs qui doivent recevoir les notifications.

Tous les utilisateurs sélectionnés recevront les notifications issues de ces règles, tout en respectant les indications qu'il aura paramétrées sur son profil sur comment être notifié des alertes.

Notifications

Dans votre profil, vous pouvez choisir, pour chaque type de notification, comment vous êtes alerté : depuis l'application et/ou par email.

Ces règles sont propres à chaque utilisateur.

Astuces

💡 Il n'est pas nécessaire d'avoir accès aux alertes pour programmer les notifications sur alertes. Cependant, elles ne fonctionneront qu'une fois le service alertes actif sur votre abonnement (accès illimité ou via le système de partage d'alertes).

‍

💡 Vous pouvez créer autant de règles de notification d'alertes que vous le souhaitez et les attribuer à un ou plusieurs utilisateurs. Essayez d'être exhaustifs dans l'objectif de chaque règle et adaptez les titres en conséquence pour avoir plus de visibilité sur les mails que vous allez recevoir de la part d'Eliott 😉 (par exemple, une règle titrée "Nouveau projet ERP", avec seulement les nouvelles alertes créées, et une deuxième, avec seulement la règle de changée, titrée "Mise à jour d'un projet ERP").

‍

💡 Un projet se trouve dans votre cible mais ne vous intéresse pas ? Vous avez la possibilité de désactiver les notifications sur ce projet en cliquant sur le bouton "dislike" de celu-ci. Ainsi, plus aucun utilisateur ne sera notifié en cas de mise à jour sur ce projet précis.

Dans le cas où vous changeriez d'avis, il suffira de recliquer sur le bouton "dislike" et vous serez alors de nouveau notifié sur les mises à jour du projet en question.

Si un nouveau projet est identifié auprès de la société et qu'il répond à vos critères de notification, vous recevrez l'alerte.

‍

‍

💡 Pour ne pas être submergé de notifications, voici ce que nous préconisons comme paramétrage :

• ouverture de mail = société avec relance 
• clic mail = sociétés de mon marché (routine), ou si vous n'utilisez que les campagnes auto / prospection manuelle = juste les sociétés avec relance
• réponse mail = aucune, car peu importe la société, il faut la traiter
• formulaire et site internet : que pour les sociétés de mon marché

‍

Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Afin d’alléger la charge que peuvent représenter les retours mail de vos campagnes, et si vous utilisez le client de messagerie Outlook, vous allez pouvoir mettre en place une règle de tri automatique sans risquer de perdre les bonnes infos !

‍

Cette astuce fonctionne en deux temps :

• paramétrer une règle sur votre client de messagerie
• paramétrer vos règles de notification dans Coefficy pour être sûr de ne louper aucune réponse intéressante

Créer la règle sur Outlook

1. Ouvrir Outlook sur votre ordinateur
2. Créer un nouveau dossier “Coefficy” (sans faute pour assurer le bon fonctionnement) dans la boîte mail
3. Accéder aux paramètres des règles :some text
   • Cliquez sur l'onglet “Accueil” en haut de la fenêtre.
   • Dans le groupe “Déplacer”, cliquez sur “Règles”, puis sélectionnez “Créer une règle”.

• Dans la fenêtre “Créer une règle”, cliquez sur “Options avancées”.

4. Définir le scénario :
   • Étape 1 : cochez “avec des mots spécifiques dans l’en-tête du message”, puis cliquez sur le lien “des mots spécifiques”.

• Dans la boîte de dialogue “Rechercher un texte”, entrez l’identifiant de votre abonnement Coefficy (que vous trouverez dans “Paramètres” et cliquez sur “Ajouter”

• Cliquez sur “OK”, puis sur “Suivant”.
• Étape 2 : cochez “déplacer le message vers le dossier spécifié”.
• En bas de la fenêtre, cliquez sur "spécifié".

• Dans la boîte de dialogue "Règles et alertes", sélectionnez le dossier “Coefficy”, cliquez sur "OK", puis vérifiez que vous avez le scénario suivant :

•  Cliquez sur "Terminer".

‍

5. Finaliser la règle :
   • Vous pouvez donnez un nom à votre règle, par exemple "Tri des emails Coefficy".
   • Assurez-vous que la case "Activer cette règle" est cochée.
   • Cliquez sur "Appliquer", puis sur "OK" pour fermer la fenêtre.

Vérification

Pour vérifier que la règle fonctionne, envoyez un email de test via Coefficy et assurez-vous qu'il est déplacé dans le dossier "Coefficy".

Désormais, tous les mails dont l’en-tête contient le début de conversation initié par Coefficy sera rangé dans ce dossier.

Aucun impact sur les mailinblack, vous les retrouverez dans votre boîte de réception par défaut.

Si vous traitez vos réponses directement dans votre boîte mail, vérifiez bien que vos notifications sont paramétrées correctement dans Coefficy.

Ainsi, Eliott vous enverra une notification dès qu’une réponse méritera votre attention : règle de notifications.

‍