Prospecter les suspects les plus matures de votre marché

Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Les flux de suspects prioritaires fonctionnent grâce à la création de routines qui ont 3 principaux intérêts :

• Cibler les suspects qui vous intéressent parmi toutes les entreprises françaises
• Trier ces sociétés par ordre d’importance
• Attribuer des tags pour organiser votre prospection

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Il est important de ne pas multiplier les routines pour ne pas perdre le fil !

À chaque routine doit correspondre un scénario précis.

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Pour mieux comprendre l’intérêt des routines, voici un exemple de scénario newsletter :

Dans le cadre d’un scénario newsletter, vous pouvez créer une routine newsletter qui contiendra tout le public auquel vous êtes susceptible de vous adresser.

Que vous ayez une liste de diffusion pour un seul secteur, ou plusieurs listes pour différents secteurs, peu importe : l’intérêt ici est de pouvoir retrouver les sociétés inscrites à une de vos listes (qui seraient clientes).

Le détail du secteur, des messages envoyés, sont différents, mais tous sont dans le même scénario global, donc une seule routine.

Créer une routine

Pour créer une nouvelle routine, vous devez vous rendre dans Paramètres > Flux de suspects prioritaires :

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S’affiche alors la liste des routines déjà présentes avec leur titre, les utilisateurs associés et son statut :

• Routine par défaut : paramètre à cocher à la création de la routine
• Brouillon : la routine n’a jamais été traitée et n’apparaît pas dans les menus
• Traité : la routine est passée sur toutes les entreprises françaises pour identifier si elles entrent ou non dans les critères de ciblage choisis
• En traitement : la routine est en train de passer sur toutes les entreprises françaises pour définir si oui ou non, elles entrent dans le ciblage effectué

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Vous pouvez créer une routine en cliquant sur le bouton “Créer une nouvelle routine”.

Paramétrer une routine

Quand vous créez une nouvelle routine, vous arrivez sur ce panneau de paramétrage :

Le premier champ, “Je souhaite”, permet actuellement une seule action : identifier de nouveaux suspects.

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Nommez votre routine : attribuez un nom, court et explicite, à votre ciblage.

Par exemple, le nom de l’outil que vous vendez, ou du secteur que vous visez.

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Décrivez votre routine : mention facultative, cependant, préciser le scénario dans lequel vous créez cette routine peut être utile.

Par exemple : “audience newsletter” pour une routine dont la finalité est l’inscription à une newsletter.

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Le menu déroulant qui suit vous affiche la liste des utilisateurs présents sur la plateforme.

Sélectionnez les personnes susceptibles de travailler sur cette routine.

Définir son marché

Maintenant que vous avez rempli les champs informatifs de votre routine, vous allez pouvoir définir votre cible grâce à une liste de critères.

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Les routines sont composées d’une liste de critères obligatoires qui vont être discriminants pour générer la liste des sociétés qui vous intéressent.

Par exemple, choisir comme critère obligatoire les entreprises qui ont un effectif de 10 à 299 personnes exclura toutes les entreprises dont l’effectif est inférieur ou supérieur à cette tranche.

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Sélection des critères :

La colonne “conditions” correspond au critère que vous souhaitez utiliser.

La colonne “opérateur” va vous permettre de choisir si vous voulez inclure ou exclure les sociétés qui correspondront à ce critère.

La colonne “valeur” vous demandera de déterminer la valeur que doit remplir ce critère.

La colonne “obligatoire”, ou “pondération”, vous permet de définir le critère comme étant obligatoire.

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Les critères obligatoires d’une routine bien construite sont les suivants :

• Code NAF = différent ou égal, selon si vous avez un marché très large et juste quelques secteurs à mettre de côté, ou au contraire, si c’est très ciblé
• Région/département = selon si vous êtes France entière, juste métropolitaine, ou sur une région donnée
• Effectifs = par tranches, sélectionner toutes les tranches contenant votre cible, par exemple si vous visez les PME de 10 à 100 personnes :

Ajouter des critères pondérant

Sur une routine n’ayant que des critères obligatoires, les sociétés vont obtenir un score de 100%.

Ajouter des critères pondérant va diminuer ce score pour faire remonter en priorité les suspects de la routine qui sont les plus susceptibles de vous intéresser au jour le jour.

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Nous avons 4 pondérations différentes, avec des coefficients différents :

• Obligatoire = 40
• Important = 30
• Notable = 20
• Intéressant = 10

Ce score est calculé tous les matins, selon les différents signaux que nos scripts auront captés.

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Les critères pondérant intéressants à mettre dans une routine sont les suivants :

• Solution du parc
• Note du parc (si ça a un intérêt d’avoir des avis négatifs laissé sur les solutions, ou au contraire, s’il est intéressant de remonter les avis positifs)
• Tags d’actualité 
• Date d’actualité (pour éviter d’avoir des actualités obsolètes)
• Intérêts identifiés par LeBonLogiciel.com

Les critères ne sont pas interdépendants.

Ce qu’il faut comprendre par là, c’est qu’une actualité dont le tag n’est pas sélectionné, mais qui correspond à la date d’actualité sélectionnée, pourra remonter.

C’est une nuance dont il faut tenir compte dans l’attribution du coefficient et la lecture des fiches sociétés qui remonteront.

Valider sa routine

Une fois les paramètres définis et les critères renseignés, il faut cliquer sur “Enregistrer”.

Une fenêtre apparaît avec plusieurs choix d’enregistrement :

“Enregistrer seulement” va prendre en compte les critères modifiés uniquement pour les nouvelles sociétés qui seront identifiées.

Utilisé quand vous modifiez un paramètre type titre de la routine, ajout d’un utilisateur, etc.

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“Enregistrer et exécuter” va repasser au peigne fin toutes les sociétés françaises et définir leur score selon les critères définis.

A utiliser dès que vous avez effectué des changements au niveau des critères et/ou de leurs valeurs.

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Une fois la routine traitée, vous pourrez obtenir une vue d’ensemble en cliquant sur le menu de gauche “📊 Tableau de bord” :

Dans le graphique du haut, il y a une barre “flux de suspects” qui tri les suspects selon leur score : 

• de 0% à 50%, en gris
• 51% à 75%, en noir
• 76% à 100%, en orange

En jaune, vous aurez les sociétés qui ont été tag manuellement, donc durant votre prospection, et qui n’ont pas été évaluées par la routine.

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La deuxième barre vous indique le total des entreprises contenues dans votre routine.

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Ces entreprises sont classées par tag.

Chaque routine dispose des tags suivants :

• Hors-cible : la société ne répond pas aux critères obligatoires
• Suspect : la société répond aux critères obligatoires
• Prospect : une relance est présente sur la société
• Client : la société a atteint la finalité souhaitée par la routine

Qui peuvent être associés au tag “ex-client”.

Astuce

💡 Créer un tableau des segments possibles et définir quel tag la société doit avoir sur telle ou telle routine vous permettra de conserver la logique décidée à la création de vos routines.

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💡 Critère Chiffre d’affaires : les entreprises n’ont plus pour obligation de déclarer publiquement leur chiffre d’affaires, de fait, mettre ce critère en obligatoire est très fortement déconseillé.

Au mieux, vous pouvez l’utiliser comme critère pour pondérer le score.

Vous pouvez estimer quelle tranche d’effectif possèdent les entreprises du marché visé et tabler sur cette donnée pour faire votre prospection.

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💡 Le critère “coordonnées” peut être intéressant, avec comme choix possibles les téléphones/email société et/ou contact.

Si la routine a pour seul objectif la prospection, alors vous pouvez choisir le critère “coordonnées” avec la valeur “téléphone société” en obligatoire.

Sans ce critère, une case dans le flux de suspects prioritaires vous permettra tout de même de choisir d’afficher uniquement les sociétés avec un numéro de téléphone renseigné.

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Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Dans certains scénarios d’usage, il peut être nécessaire de faire plusieurs routines “marché” à attribuer à des personnes différentes.

Notamment si vous avez plusieurs cibles et un utilisateur pour chaque, ou bien si vous avez un marché découpé par secteurs pour vos commerciaux.

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Dans le cadre d’un scénario de prospection multi-commerciaux, vous avez un intérêt à définir précisément la cible qui sera traitée par le commercial A et celle traitée par le commercial B.

Décomposer son marché

Pour éviter qu’un commercial tombe sur des sociétés qui n’appartiennent pas à son secteur (ou tout simplement pour qu’ils ne prospectent pas la même société deux fois), vous allez faire une routine pour scinder votre marché en deux :

• une routine A pour le commercial A,
• une routine B pour le commercial B,

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dont les critères obligatoires empêchent tout croisement, par exemple :

• zone géographique différente,
• codes NAF différents,
• tranches d’effectifs différents

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L’important est de conserver une routine principale qui regroupera tous les critères obligatoires de vos différents secteurs / cibles.

Ainsi, une routine marché sera forcément comprise dans votre routine principale :

Les tags de la routine principale permettent ici de suivre l’évolution du cycle de vente :

• suspect : répond à un des deux marchés
• prospect : est actuellement en cours de prospection
• client : est client

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Au plus simple, les tags de la routine marché suivront ceux de la routine principale.

Attribuer une routine à un utilisateur

Il est important de se rappeler qu’il y a plusieurs types de licences pour un utilisateur de la plateforme Coefficy.

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Le premier niveau, c’est celui de Responsable.

Un responsable a accès aux informations d’abonnement, de paramétrage et peut voir toutes les routines sur une fiche société.

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Le deuxième niveau, c’est celui d’Utilisateur.

Un utilisateur simple aura accès uniquement au menu latéral de gauche, et ne pourra consulter que les routines qui lui sont attribuées.

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Pour définir qui voit quelle routine, lors de la création, vous devez définir des utilisateurs de la routine :

Toutes les personnes sélectionnées verront la routine dans le tableau de bord, le flux de suspects et sur l’encart des routines d’une fiche société :

Pour que la première routine qui apparaisse dans le ⭐ Flux de suspects corresponde à la routine marché du commercial en question, vous devez l’indiquer comme routine par défaut à la création :

Astuces

💡 Appliquez les critères pondérant à la bonne routine !

Pour une prospection avec des utilisateurs ou des cibles différentes, vous avez deux possibilités :

1. peu importe le marché, les critères pondérant seront identiques,
2. selon le marché, les signaux que vous souhaitez capter sont différents

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Dans le cas 1, vous devriez appliquer les critères pondérant sur la routine principale et croiser les deux routines lors de la prospection sur le flux de suspects :

De fait, vous aurez les critères pondérant appliqué seulement à la partie de votre marché qui vous intéresse.

Dans l’exemple, la routine principale c’est COEFFICY et la routine marché, NEWSLETTER.

Les critères obligatoires de NEWSLETTER sont compris dans les critères obligatoires de COEFFICY, et COEFFICY a en plus des critères pondérant pour scorer les sociétés dans le flux de suspects.

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Dans le cas 2, les critères pondérant seraient à mettre directement sur les routines marchés, et le filtrage du flux de suspects se ferait seulement avec la routine par défaut = la routine marché.

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💡 Engager les suspects les plus froids grâce aux routines et segments définis :

Vous pouvez utiliser votre routine marché et ses tags pour engager vos prospects dans des scénarios de newsletter (ou autre scénario de prospection par mail à valeur).

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Auquel cas, les tags représenteraient ces segments :

• suspect : en attente d’engagement
• prospect : pas encore engagé, mais le cycle prospection est en cours, son terme définira si la société devient cliente du produit à valeur ou si elle repassera suspecte
• client : reçoit le produit à valeur

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Les routines peuvent être utilisées comme critère de ciblage dans une campagne, sur un tag défini, donc pour engager automatiquement cette cible, il suffira de choisir comme critère de campagne la routine marché en choisissant ses suspects :

Vous en apprendrez plus sur la création des campagnes dans le cours associé.

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Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Le menu ⭐ Flux de suspects est accessible depuis le menu latéral à gauche.

Il vous permet de voir toutes les sociétés qui répondent aux critères obligatoires d’une routine paramétrée préalablement.

Ces sociétés ont, par défaut, le tag “suspects”.

Il s’agit du seul segment représenté dans ce menu.

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Une société qui aurait pour tag “prospect” ou “client” n’apparaitrait pas dans cette liste.

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Le flux de suspects est le menu incontournable pour aller trouver de nouvelles sociétés à prospecter !

Elles seront triées par score et/ou par date de match.

Appliquer les bons filtres

En arrivant sur le flux de suspect, vous aurez les suspects de la routine qui vous est attribuée par défaut et sur lesquels vous n’avez aucune relance en cours.

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Pour modifier ces critères, vous avez plusieurs filtres à votre disposition :

1 - Mots-clés

Vous pouvez écrire un mot clé qui devra se trouver dans le titre des suspects qui seront affichés.

2 - Utilisateur et routine affichée

Par défaut, ce sera votre routine qui apparaîtra.

Les responsables peuvent voir tous les utilisateurs et leurs routines associées : en utilisant les menus déroulants, vous pouvez choisir l’utilisateur et la routine que vous souhaitez.

3 - Match entre min% et max%

Lorsque vous souhaitez prospecter les suspects les plus intéressants, vous pouvez indiquer un pourcentage minimum jusqu’auquel vous souhaitez afficher les sociétés.

À l’inverse, si vous souhaitez travailler sur des suspects moins pertinents (pour vous faire la main avec un nouveau script de call par exemple), vous pouvez indiquer un pourcentage maximum à ne pas dépasser pour l’affichage de la liste.

4 - Date entre min% et max%

Nos scripts viennent calculer tous les matins les scores des suspects de vos routines.

Quand le score est modifié (mise à jour captée sur la société), la date de score est actualisée à date du changement.

En utilisant se filtre, vous pouvez donc trier les sociétés avec des scores calculés dans une tranche de dates définie.

5 - Région et Codes NAF

Si vous souhaitez affiner votre prospection du jour, vous pouvez recibler vos suspects de la routine en sélectionnant une région/département ou des NAF précis.

6 - Avec ou sans engagement (relance)

Un suspect sans engagement est une société sur laquelle aucun suivi ni relance n’est actif.

Dès lors que vous attribuez une relance (et donc un suivi) à une société en lui mettant le tag de suspects, vous pouvez la retrouver grâce à ce filtre : 

Vous n’aurez alors plus que les suspects de la routine COEFFICY pour lesquels Support a des relances à traiter ou à venir.

7 - Trouver les sociétés “Statut(s)” de la routine “Routine”

Ce filtre vous permet de croiser des routines entre elles.

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Dans un précédent cours, nous avons pu voir que dans certains paramétrages, il était essentiel d’avoir une routine “principale” avec des critères pondérant qui attribuent un score aux suspects, et une routine “marché”, dont les critères obligatoires sont contenus dans les critères obligatoires enregistrés dans la routine “principale”.

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Il est également possible de croiser les critères des suspects de votre routine par défaut avec les prospects d’une autre routine : par exemple, les suspects de votre routine principale avec les clients de votre routine newsletter pour ressortir tous les suspects qui recevraient votre newsletter.

8 - Sociétés avec téléphones uniquement

Cocher cette case vous permet de n’afficher que les sociétés pour lesquelles vous aurez au moins le numéro d’un standard.

9 - Sociétés avec date de match > date de la dernière vue

Cocher cette case vous permet de n’afficher que les sociétés pour lesquelles il y a eu une mise à jour dans les informations disponibles sur la fiche depuis votre dernière vue, et les sociétés sur lesquelles vous n’êtes jamais passé.

Une fois votre prospection avancée, vous allez devoir vous rappeler quelle société vous avez consulté en dernier tout en risquant de passer à côté de fiches qui sont remontées dans la liste de vos suspects prioritaires.

Ce filtre va vous permettre de masquer les suspects que vous avez déjà consultés pour vous focaliser uniquement sur de nouvelles fiches.

Et ce, tout en vous affichant de nouveau les fiches sur lesquelles des informations ont changé (et pourraient être révélatrices d’un regain d’intérêt à vos yeux).

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Traiter une fiche société

Pour que les filtres expliqués ci-dessus fonctionnent de la façon la plus pertinente possible, nous vous déconseillons de consulter des fiches sociétés de votre cible par pure curiosité.

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Quand vous consultez une fiche société, vous devez systématiquement laisser une trace de votre réflexion, notamment en utilisant l’outil “Note” qui vous permet de mettre un commentaire qui s’affichera dans la timeline et dans vos ⏰ relances.

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Dans le cas où le suspect ne vous intéresse pas pour le moment, vous pouvez juger la pertinence de l’inscrire à des séquences de prospection froide par mail et tenter de déclencher une réaction auprès de votre interlocuteur.

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Dans le cas où le suspect vous intéresse : passez à l’action !

Selon votre workflow de prospection, vous pouvez :

• récupérer un numéro de téléphone
• passer l’appel
• modifier le tag suspect pour prospect
• créer une relance à date de rappel / ou du rendez-vous
• créer une opportunité avec le stade en prise de rdv / ou rdv pris
• mettre un commentaire dans la timeline résumant votre échange

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Au fur et à mesure de votre prospection, il est primordial de tenir à jour vos relances et de faire évoluer votre opportunité.

Cette rigueur vous aidera à ne manquer aucune relance et à filtrer vos opportunités pour retrouver vos prospects selon leur avancée dans votre cycle de prospection.

Astuce

💡 Organiser sa prospection sur Coefficy

En tenant à jour les relances et les opportunités, votre prospection sur Coefficy se déroule ainsi :

• connexion à Coefficy
• traitement des opportunités avec relance (moteur de recherche opportunités 🎯)
• traitement des relances “à traiter” (moteur de recherche relances ⏰)
• prospection sur le flux de suspects prioritaire (flux ⭐)

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💡 Créer des filtres pour chaque situation

Lorsque vous appliquez des filtres sur le flux de suspects et que vous cliquez sur “Rechercher”, l’url de votre navigateur se met à jour en tenant compte des différents filtres appliqués.

Si vous souhaitez réutiliser ces filtres ultérieurement sans avoir à les saisir de nouveau, vous pouvez mettre ce lien en favoris sur votre navigateur pour le retrouver d’un claquement de doigts !

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Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Les tags sur les routines et les relances sont les clés de votre prospection sur Coefficy.

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Tout d'abord, il faut savoir que les routines sont des "flux de suspects prioritaires" composés de critères obligatoires qui permettent d’identifier les suspects de votre marché. La routine vient voir chaque jour si les entreprises correspondent toujours ou non à vos critères, ajouter les nouvelles qui y répondent.

Vous pouvez les créer depuis Paramètres > Flux de suspects prioritaires.

Créer une routine n’est pas anodin !

Il est essentiel d’avoir établi à l’avance le workflow utilisé sur Coefficy pour être sûr de créer les bonnes routines adaptées à vos usages. C'est pourquoi durant votre formation avec le support, nous allons construire ensemble ce workflow et vous donner les clés pour l'appliquer.

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Au fur et à mesure de votre prospection, les sociétés vont arriver à des stades différents de votre cycle de vente. Pour que vous puissiez vous y retrouver, vous allez pouvoir utiliser des tags sur vos différentes routines qui vont vous permettre de donner du sens aux relances à effectuer.

Comprendre les routines

Une routine comporte plusieurs éléments : un titre, une description (facultatif), et des utilisateurs.

Les utilisateurs ayant une licence “responsable” peuvent consulter toutes les routines.

Les utilisateurs ayant une licence “utilisateur” ne peuvent consulter que les routines qui leur sont affectées.

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La liste de suspects se construit selon deux types de critères : obligatoires et pondérant.

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Les critères obligatoires vont régulièrement être :

• les codes NAF,
• l’effectif,
• la région (exclure les sociétés étrangères immatriculées en France par exemple)

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Les critères pondérant vont dépendre de votre usage et du worflow établi.

Si vous utilisez la prospection depuis le flux de suspects ⭐, alors vous allez devoir en ajouter.

Il y a trois échelles de pondération : important (+30 points), notable (+20 points), intéressant (+10 points). Les critères obligatoires valent 40 points.

Un score sur 100 sera fait pour chaque société répondant aux critères obligatoires, et vous trouverez toujours les sociétés avec le meilleur score en haut de votre liste !

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Pour les routines ayant des critères pondérant, vous pouvez ajouter une notification mail envoyée dès qu’une fiche société dépasse un score donné.

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Vous pouvez cocher la case “Faire de cette routine l'offre par défaut pour :” et sélectionner les utilisateurs souhaités, pour que la routine créée devienne leur routine par défaut (routine encadrée en orange sur une fiche société) :

Comprendre les tags

En plus de pouvoir lister les suspects de votre marché, les routines vont vous permettre de situer chaque société dans votre cycle de vente grâce aux tags.

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Il en existe 4 :

• Suspect : la société répond aux critères obligatoires
• Prospect : vous avez mis une relance, menez une action de prospection
• Client : la société compte parmi vos clients
• Hors-cible : la société ne répond pas aux critères obligatoires
• un bonus : Ex-Client, permet de noter vos anciens clients (il faudra réappliquer un tag suspect ou hors-cible ensuite)

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Vous pouvez les retrouver depuis le tableau de bord 📊 en sélectionnant la routine que vous souhaitez analyser.

Pour modifier le tag d’une société sur une routine donnée, vous devez vous rendre sur sa fiche et cliquer sur le crayon correspondant à la routine concernée :

Affecter des relances

Lorsque vous consultez une fiche dans le cadre de votre prospection, vous devez décider des tags à attribuer, mais également des actions à mener.

Pour assurer le suivi par vous-même ou l’un de vos utilisateurs, il faut créer une relance.

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Sous les routines, vous allez trouver un bouton “Suivi par +” qui va vous permettre de choisir la personne à qui vous souhaitez affecter la relance.

Par défaut, la relance se met à la date du jour en priorité normale, à votre nom.

Vous pouvez ajouter d'autres utilisateurs (et/ou vous supprimer du suivi, notez qu'il faut toujours au moins un utilisateur pour que la relance soit conservée) et modifier la date et affecter une priorité à cette relance :

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L’utilisateur retrouvera cette relance dans ses relances ⏰ à traiter.

Il est primordial de laisser une note dès que vous vous affectez ou affectez une relance, afin de savoir d’un coup d’œil quelle est l’action à mener.

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Astuces

💡 Vous démarrez sur Coefficy et vous avez déjà plus de 50 clients à tag sur des routines ? Durant la formation avec le support, il vous sera proposé de faire un import de vos clients (SIREN obligatoire) pour que nous puissions modifier les tags automatiquement via un script.

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💡 Quand vous mettez une relance sur une fiche, la routine par défaut (encadrée en orange) passera automatiquement en tag “prospect”.

Si dans votre workflow, vous ne considérez pas encore la société comme prospecte, alors il faudra modifier le tag pour le repasser en suspect.

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💡 Comment définir la priorité d’une relance ?

Haute : il y a un rendez-vous, ou une échéance primordiale qui impose de traiter cette relance en priorité

Normale : suivi courant, vous devez garder un œil sur la fiche pour x ou y raison à la date donnée (la note laissée lors de la création de la relance vous sera d’une aide précieuse 🙏)

Faible : suivi de fond, ces relances sont programmées à J+365 / J+730, plus dans l’idée de conserver une trace que de réellement mener une action sur la société.

Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Le suivi de vos tâches à faire est géré par le système de Relances ⏰.

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À chaque relance correspond un utilisateur, une date et une priorité.

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Les relances sont affectées à un utilisateur de deux manières :

• par une automation paramétrée (succès/échec d’une séquence ou newsletter)
• manuellement depuis une fiche société

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Il y a trois niveaux de priorité : Haute, Normale, Faible.

La priorité permet d’organiser l’affichage des relances à traiter selon leur intérêt.

Les hautes apparaissent en premier dans la liste, puis les normales et ensuite les faibles.

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Maintenir vos relances à jour permet d’avoir une vue d’ensemble et de ne pas perdre le fil de vos actions en cours, ne négligez pas leur intérêt 😉

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Interface des relances

Sur le panneau des relances ⏰, il est possible de lister les relances selon plusieurs critères :

• société précise,
• utilisateur(s) en charge du suivi,
• priorité,
• date des relances,
• avec opportunité(s),
• avec alerte(s) (si compris dans votre abonnement)

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Par défaut, sont affichées les relances qui sont attribuées à votre compte utilisateur.

Vous avez deux colonnes : relance(s) à traiter et relance(s) à venir.

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Relances à traiter

La date et le réveil changent de couleur à mesure que la relance possède une date antérieure à la date du jour.

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Il est possible de modifier la date en cliquant sur le champ date, de supprimer la relance en cliquant sur l’icône corbeille 🗑, et de modifier la priorité en cliquant sur le menu déroulant concerné.

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En cliquant sur le nom de la société, vous êtes dirigé vers sa fiche.

Ainsi, vous pouvez traiter votre relance et programmer une nouvelle relance (ou bien la supprimer).

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Si vous supprimez la relance, vous supprimez également les utilisateurs mis en suivi de cette fiche.

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Relances à venir

L’interface et les options sont les mêmes que dans la liste des relances à traiter.

Cette liste vous permet d’avoir une idée du nombre de relances qui vont arriver dans les prochains jours.

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Créer une relance manuelle

Dès que vous êtes sur une fiche société, vous pouvez affecter des relances depuis le panneau de droite.

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Par défaut, quand vous mettez une relance, deux actions se produisent :

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• mise à jour du “suivi par”, votre utilisateur sera affecté à la relance, vous pouvez ajouter des utilisateurs en cliquant sur le “+”, et les supprimer en cliquant sur le nom et la corbeille qui apparaît (la relance est commune à tous les utilisateurs mis en suivi) : 

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• votre routine par défaut (encadrée en orange) passera en “prospect” (si dans votre workflow, la société doit rester “suspect”, il faut cliquer sur le crayon pour remettre le tag correspondant)

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Comprendre le comportement des relances automatiques

Dans le cas où vous avez des automations qui génèrent des relances (succès/échecs d’une séquence ou newsletter), deux critères sont pris en compte :

• la date
• le niveau

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La date de relance va définir si une relance est à traiter ou à venir.

Ce critère est prioritaire face au niveau de la relance.

Ainsi, mettre une relance automatique à une date plus proche que la date décidée manuellement va avancer votre relance à la date de l’automation.

En revanche, si la date de la relance est la même, la priorité la plus haute prendra le dessus.

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Astuce

💡 Organisez votre journée grâce aux relances !

Si vous utilisez les opportunités sur Coefficy, allez d’abord consulter vos opportunités 🎯 en appliquant le filtre “opportunité avec relance”, pour les traiter en priorité :

Ensuite, rendez-vous sur le menu des relances ⏰ pour traiter celles qui n’ont pas d’opportunité en cours.

Et s’il vous reste du temps, faites un tour du côté du Flux de suspects ⭐ !

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Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Lors de votre prospection, vous entrez en relation avec des contacts spécifiques d’une société.

Pour garder une trace de ces contacts et pouvoir mener des actions auprès de ces derniers, vous avez la possibilité de créer leur carte dans votre espace Coefficy.

Ces contacts seront propres à votre compte.

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Créer le contact

Dans le cadre des contacts, vous allez trouver une carte blanche avec un “+” à l’intérieur.

Cliquer dessus vous permet d’effectuer différentes actions dans le but de créer un contact.

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Pour créer un contact avec les informations que vous avez récoltées, il faut cliquer sur le lien “Créer un contact par un formulaire” :

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Éditer le contact

Sur chaque carte de contact orange, vous avez la possibilité d'apporter des modifications en cliquant sur le bouton ✏ d'édition.

S’ouvre alors la page d’édition de contact que vous pouvez remplir selon les informations dont vous disposez.

Pour annuler les changements apporter, cliquez sur la flèche retour.

Pour enregistrer, cliquez sur la disquette de sauvegarde.

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Astuce

💡 Si l’adresse email n’a pas été collectée par nos scripts et qu’ils ne la mettront pas à jour, ces contacts ne sont pas comptés dans le cumul des consommations.

En revanche, si vous renseignez un contact et que vous cliquez sur le bouton d’enrichissement (la baguette magique) pour collecter une adresse mail, en cas de succès, le contact sera compté dans vos consommations mensuelles.

Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Pour toutes les cartes contact orange, vous avez la possibilité de faire appel à nos scripts pour trouver leur adresse mail.

C’est ce qu’on appelle l’enrichissement d’un contact.

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Une fois l’adresse mail trouvée, son stockage et son entretien entreront dans la consommation mensuelle de contacts.

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Enrichir un contact

En haut à droite de chaque carte orange, une baguette magique vous permet de récupérer les coordonnées d’un contact (adresse mail, LinkedIn, téléphone).

Pour que l'enrichissement fonctionne, il faut au moins avoir le prénom et le nom de la personne.

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Comprendre le fonctionnement de l’enrichissement

Une fois la baguette magique cliquée, un temps de chargement indique l’avancée de la recherche.

Les requêtes sont envoyées à nos prestataires et les scripts viennent compléter le contact avec une adresse mail.

Il se peut que les scripts ne remontent aucune adresse mail, auquel cas le contact ne sera pas compté dans les consommations mensuelles.

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Une fois l'enrichissement abouti, le résultat apparaîtra dans la timeline et la carte sera mise à jour :

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Astuce

💡 Nos scripts ne trouvent pas les adresses 100% du temps.

Si à un instant T, aucune adresse mail n’est trouvée, vous pouvez relancer l’enrichissement à une date ultérieure.

Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Avant de lancer une recherche de contact depuis un persona, il est essentiel de comprendre le fonctionnement des personas et comment ils se construisent : Créer ou modifier vos personas.

Une fois vos personas paramétrés correctement, vous pouvez utiliser la fonction de création de contact depuis le persona.

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Créer le contact depuis un persona

Pour trouver le contact d'une personne ayant un poste précis dans une société, vous pouvez utiliser la recherche par persona :

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Dans le champ qui apparaît, il faut choisir le persona que vous cherchez (faire attention à ce qu’il soit correctement défini dans Paramètres > Personas), puis cliquer sur la baguette magique :

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Vous allez pouvoir définir l’action à faire en cas de succès sur la recherche :

Engager dans une séquence permet d’envoyer automatiquement un email au contact trouvé et d'appliquer les automations paramétrées en cas de succès ou échec sur la séquence choisie.

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Créer une relance sur la société permet d’assurer son suivi et d’effectuer les actions définies par votre scénario de prospection (appel, contact par email, engagement dans une séquence, etc).

Pour comprendre comment fonctionnent les relances, référez-vous au cours sur les relances.

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Suite à ces choix, vous devez sélectionner la routine sur laquelle vous souhaitez suivre la société en cas de succès.

Il faut également déterminer la priorité pour cette relance et l’utilisateur à qui l’attribuer ("utilisateur courant" attribuera la relance à l’utilisateur qui a paramétré l’automation) :

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Une fois le bouton “Enregistrer & Rechercher” cliqué, vous pouvez suivre l’avancée du process lancé dans la timeline :

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Enrichir le contact depuis un persona

Dans la timeline, l’automation paramétrée décrit son exécution en cas de succès ou d’un échec et le détail de la relance créée :

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En cas de succès, la carte orange se créée avec le contact et ses coordonnées :

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Astuces

💡 Le succès d’une recherche de contact par persona n’est pas instantanée.

De fait, vous allez pouvoir lancer une recherche puis mettre la fiche de côté avant de tomber sur la relance générée en cas de succès.

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💡 Une possibilité moins chronophage peut vous permettre de faire cet exercice de façon automatisée : créer une séquence et campagne de collecte de contacts.

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Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Dans votre profil, vous avez la possibilité de renseigner votre “token LinkedIn”.

Avec un token valide, vous pouvez accéder à la fonction de création et d’enrichissement de contact depuis un profil LinkedIn.

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Créer le contact depuis un profil LinkedIn

Lors de votre prospection, vous pouvez utiliser LinkedIn pour trouver les contacts dont vous avez besoin.

Si vous trouvez une personne sur LinkedIn, vous pouvez copier le lien de son profil LinkedIn et venir le saisir dans une nouvelle carte de contact afin d'en faire un contact.

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Pour cela, il faut cliquer sur la création d’un nouveau contact et choisir “Créer un contact grâce à son profil LinkedIn” :

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Dans le champ qui apparaît, vous allez pouvoir coller le lien du profil LinkedIn du contact à créer puis cliquer sur la baguette magique pour l’enrichir et l’enregistrer :

Les scripts vont tenter de récupérer les informations de contact : Prénom, Nom, persona, et également d'enrichir ce contact avec une adresse mail.

Une fois le script terminé, dans la timeline, vous aurez l'information comme quoi l'enrichissement est un succès ou un échec.

Enrichir le contact depuis son profil LinkedIn

Sur les cartes de contact, par défaut, le champ LinkedIn contient un lien vers une recherche LinkedIn contenant le prénom et le nom de la personne.

En cliquant sur la baguette magique, il est possible de trouver les coordonnées de mail et également d’obtenir le lien direct vers le profil LinkedIn du contact en question.

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Astuce

💡 Cliquer sur le logo LinkedIn dans les coordonnées société d'une fiche vous envoie sur la page de l’entreprise du réseau social.

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En allant sur la liste des employés, vous allez pouvoir récupérer le lien du profil de la personne qui vous intéresse et importer ses informations sur Coefficy :

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Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Pour assurer le suivi d’une société durant votre prospection, vous avez la possibilité de gérer une prise de notes dans la timeline située à droite de la page.

Visibles par tous vos utilisateurs, elles permettent de commenter les actions passées ou à venir.

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Écrire une note

Chaque utilisateur peut accéder à la prise de note sur une fiche société.

Vous pouvez filtre la vue de la timeline pour n'afficher que les notes en cliquant sur le logo “notes” :

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Cliquer sur "Nouvelle note" fait apparaître une zone d’édition qui apparaît en bas à droite de votre fenêtre.

Cette zone d'édition vous permet d’écrire les informations que vous souhaitez communiquer.

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Affichage des notes

Sur la timeline, les notes apparaissent comme ceci :

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Les responsables peuvent toutes les éditer et les supprimer.

Les utilisateurs vont pouvoir éditer et supprimer uniquement celles dont ils sont l’auteur.

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Astuce

💡 La dernière note apparaît en bout de ligne sur les relances.

Au moment de mettre une relance manuellement, écrivez une note pour assurer un meilleur suivi des actions à mener.

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Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Dans une fiche société, vous trouverez fréquemment le numéro de contact de l’entreprise.

Ce numéro peut être appelé depuis un softphone (logiciel d’appel) sur votre ordinateur.

Cela fonctionne aussi avec les numéros que vous trouvez sur les cartes de contact.

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Passer l’appel

Que ce soit sur le contact société ou une carte contact, vous pouvez passer un appel en cliquant sur le numéro et en cliquant sur l'option “Passer un appel” qui est un lien "tel:to" :

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Votre navigateur demandera l’autorisation de passer l’appel avec votre softphone :

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Vous pouvez aussi passer un appel en cliquant sur le bouton “appel” dans la timeline de la fiche société :

Pour cela, cliquez sur “Nouvel appel” :

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S’ouvre alors la page de saisie des notes, avec la possibilité de sélectionner le nom de la personne à appeler, puis son numéro à cliquer en bas à gauche pour envoyer l’appel sur votre softphone.

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Saisir des notes

Dès que vous passez un appel, une zone d’édition s’ouvre en bas à droite de la page Coefficy.

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Vous pouvez saisir les informations relatives à l’appel et enregistrer pour que ces informations apparaissent dans la timeline :

Astuce

💡 Si vous n’avez pas de softphone, vous pouvez très bien appeler depuis votre téléphone et tout de même saisir une note et indiquer le contact appelé 😉

Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Depuis une fiche société, vous avez la possibilité d’envoyer des emails aux contacts de la société en question.

Pour cela, il est nécessaire d'avoir synchronisé votre boîte mail avec Coefficy.

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Envoyer un email

Il y a deux chemins pour envoyer un nouvel email :

• Depuis la carte de contact, vous devez cliquer sur l'enveloppe présente sur la carte (elle doit être blanche, si elle est foncée, cela veut dire qu'il n'y a pas d'adresse mail sur la carte) :

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• Depuis la timeline en utilisant le bouton email :

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La fenêtre d’édition apparaît en bas à droite et vous permet plusieurs actions :

• choix d’un template email
• ajout d’un ou plusieurs destinataires
• ajout de destinataires en copie
• définition de l’objet de l’email
• rédaction de l’email
• envoyer l’email par le bouton “enregistrer”

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Gérer le suivi d’un email

Une fois envoyé, l’email avec suivi apparaît dans la timeline :

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Chaque action est spécifiée dans l’en-tête :

• email envoyé
• le destinataire a ouvert l’email
• le destinataire a cliqué sur un lien dans l’email

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Selon le paramétrage de vos notifications (cours sur le réglage des notifications), vous verrez les actions remonter depuis le centre de notifications en bas à gauche de la page :

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Utiliser les templates email

Dans les paramètres, vous avez un module “Templates email” qui vous permet de définir des modèles utilisables lors de vos envois depuis une fiche société.

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Pour créer un nouveau template, il faut cliquer sur le bouton “+” :

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Vous allez pouvoir renseigner les différents champs qui se présentent sur la page :

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Titre du template : nom qui apparaîtra dans le menu déroulant disponible en haut à droite de la fenêtre d’envoi d’un nouvel email

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Priorité : permet d’attribuer un ordre d’importance à l’email envoyé.

Par exemple, sur Outlook, un message envoyé en “important” sera suivi d’un indicateur “!” :

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Statut : activé permet de le rendre visible dans la liste des templates utilisables dans un email, désactivé le rend inactif, donc il n’apparaîtra pas dans la liste des templates utilisables.

Objet de l'email : objet qui sera envoyé au destinataire.

Corps du mail : corps du message à envoyer.

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Astuces

💡 Depuis Coefficy, vous ne pouvez pas ajouter de pièce jointe.

Nous vous conseillons d’héberger vos documents sur des espaces cloud dont vous pouvez mettre un lien vers le fichier dans l’email.

Cela permet d’éviter les problèmes de délivrabilité et également de vous notifier quand un lien a été cliqué dans l’email envoyé.

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💡 Bien que vous ne puissiez pas intégrer de variables du type Prénom du contact, Nom, Société, etc, vous pouvez les simuler en mettant un repère sur des mentions à éditer avant l’envoi de l’email (par exemple : XX Nom XX).

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💡 Il est important de conserver les emails reçus en réponse dans la boîte de réception au moins 5 minutes.

C’est à cette fréquence que notre outil vient récupérer les informations sur les emails suivis.

Cela permet, en actualisant la timeline, d’avoir le suivi de la conversation directement depuis Coefficy :

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Comme vous pouvez voir sur la capture d’écran ci-dessus, vous trouverez un bouton qui vous permet de répondre à l’email.

Ainsi, vous pouvez gérer toute la conversation email directement sur la plateforme Coefficy !

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Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Que ce soit manuellement ou par des campagnes, les contacts peuvent être engagés dans des séquences mail paramétrées en amont dans les templates séquences.

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Une séquence peut être composée de plusieurs étapes, avec des délais plus ou moins longs entre chaque, et un délai avant d’être considérée terminée.

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Vous pouvez suivre les engagements en cours pour les contacts dans une société depuis la timeline de sa fiche.

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Engager manuellement un contact dans une séquence

Depuis une fiche société, vous pouvez engager manuellement un contact dans une séquence active.

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Pour cela, vous devez cliquer sur l’enveloppe du contact que vous souhaitez engager et sélectionner la mention “Engager dans une séquence” :

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Vous devez ensuite choisir votre séquence, et la date à laquelle engager le contact :

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Dernière étape, vous devez sélectionner une routine (lien cours sur les routines) et définir la création d’une relance en cas de succès :

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Une fois l’engagement effectué, vous serez informé de l’évolution des actions automatiques directement dans la timeline :

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Arrêter manuellement l’engagement d’un contact dans une séquence

Dans la timeline, la liste des contacts engagés (manuellement ou automatiquement), apparait et vous pouvez décider de stopper la séquence en cliquant sur le bouton “STOP” :

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Il vous faut définir manuellement si vous souhaitez terminer la séquence comme étant un succès ou un échec :

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Alors, la timeline s’actualisera avec les automations déclenchées selon ce qui a été paramétré dans la séquence utilisée :

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Astuce

💡 Pour faciliter la gestion de votre prospection, vous pouvez paramétrer un template de séquence qui servira de relance email.

Vous pouvez programmer plusieurs étapes avec un délai d’attente entre elles qui permettent de garder le fil d’une discussion..

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Par exemple, pour un prospect qui demanderait à être recontacté dans 6 mois, vous engagez le contact dans la séquence paramétrée à une date donnée dans 6 mois.

En cas de succès ou d’échec, vous pouvez décider des automations à créer, comme notamment vous mettre une relance haute à la date du succès pour appeler la personne.

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La séquence pourra être stoppée si une communication se fait avant ce délai, et sinon, les emails paramétrés s’enverront.

Ce qu’il faut comprendre avant de passer à l’action

Avant toute chose, il faut avoir créé une newsletter dans le menu Paramètres > Newsletters et l’activer.

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Les newsletters sont des séquences récurrentes qui vont vous permettre d’adresser des emails à une liste de contact définie.

De fait, dans chaque email envoyé depuis cette liste, il devra y avoir un lien de désinscription automatique.

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Selon les succès et les échecs, vous pouvez paramétrer des automations type création d’une relance, mise à jour d’une routine, engagement dans une séquence, exécution d’une campagne, désinscription.

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Vous allez pouvoir gérer votre liste d’inscrits à la fin des paramètres de la newsletter, et également pouvoir gérer ces inscrits entreprise par entreprise depuis la fiche société au niveau de la timeline.

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Inscrire manuellement un contact dans une newsletter

Pour inscrire un nouveau contact à une liste de newsletter, il faut avoir ses coordonnées email.

Depuis la carte orange, vous cliquez sur l’enveloppe email et sélectionnez “Inscrire à une newsletter” :

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Un menu déroulant apparaît où vous allez pouvoir sélectionner la newsletter à laquelle inscrire le contact :

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Vous cliquez sur “enregistrer” et alors le contact apparaît comme inscrit à la newsletter dans la timeline :

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Désinscrire manuellement un contact d’une newsletter

Si vous souhaitez désinscrire manuellement un contact d’une newsletter, vous pouvez passer par la fiche société, en cliquant sur le bouton stop devant le nom du contact inscrit :

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Une confirmation vous sera demandée, puis le contact sera supprimé de la liste en mettant une mention dans la timeline :

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Vous pouvez également passer par les Paramètres > Newsletter et l’édition de votre newsletter :

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À l’étape 4 “Inscrits”, vous allez pouvoir gérer vos inscrits à cette liste.

Plusieurs filtres peuvent être utilisés pour retrouver les contacts / sociétés concernés par votre recherche :

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En cliquant sur le bouton de statut “Inscrit”, vous passerez le statut en “Désinscrit” :

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Ainsi, le contact ne recevra plus la newsletter.

Dans la fiche société, il n’apparaîtra plus comme inscrit à la newsletter.

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Astuce

💡 Par défaut, quand vous inscrivez un contact à une newsletter, vous serez l’expéditeur des emails pour le contact sélectionné.

Les emails partiront de votre boîte mail.

De fait, vous devez avoir une synchronisation email active, sinon la fonction “inscrire à une newsletter” sera grisée.

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Si vous souhaitez que les emails partent d’une boîte mail différente, vous pouvez sélectionner un de vos utilisateurs ayant une synchronisation mail active pour modifier l’expéditeur :

💡 Si un contact vous a expressément demandé de retirer son adresse mail de votre base de données, vous pouvez aller sur la fiche société concernée et éditer son contact (carte orange) pour supprimer l'adresse mail.

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Ce qu’il faut savoir avant de passer à l’action

Les notifications sont propres à chaque utilisateur et peuvent être paramétrées différemment pour l’un ou l’autre.

Notifications commerciales

Les éléments pour lesquels vous pouvez être notifié sont les suivants :

• ouverture mail
• clic mail
• réponse mail
• réponse à un formulaire
• visite site web

Vous ne recevez que les notifications provenant des mails dont vous êtes l’expéditeur.

Notifications techniques

Deux éléments techniques peuvent vous être remontés :

• token LinkedIn expiré
• synchro mail désactivé

Affichage des notifications

Les notifications peuvent apparaître à deux endroits :

• par mail
• dans le drapeau 🏴 en bas à gauche de la plateforme

Si l’utilisateur est présent sur Coefficy, la notification apparaîtra dans le drapeau et ne sera pas envoyée par mail même si elle est paramétrée pour être envoyée.

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Cela n’est pas vrai pour les notifications techniques : désynchronisation de la boîte mail ou expiration du token LinkedIn. Vous serez notifié sur la plateforme ET par mail, même si vous êtes présent sur Coefficy au moment de l’événement.

Règles des notifications

Pour chaque événement que nous pouvons vous remonter, vous allez pouvoir effectuer différents paramétrages.

Le premier est la règle de notification : de quel événement souhaitez-vous être notifié ?

• aucune = vous ne serez pas notifié pour cet événement
• pour les sociétés avec relance = uniquement notifié si vous avez une relance sur la société du contact
• pour les sociétés de mon marché (routine) = notifié pour les sociétés qui correspondent à votre routine par défaut, avec ou sans relance
• pour les sociétés avec relance sans RDV à venir = si vous utilisez les opportunités
• pour les sociétés de mon marché sans RDV à venir = si vous utilisez les opportunités

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Le second paramétrage concerne la façon dont vous souhaitez être notifié :

• notification depuis l’application = apparaît dans le drapeau sur Coefficy
• notification par email = un mail vous est envoyé

Il est possible, pour chaque événement, de choisir l’un, l’autre ou les deux.

Lire les notifications

Sur la plateforme, les notifications apparaissent en bas à gauche de la fenêtre :

Au moment où l’événement est capté, une petite fenêtre de notification apparaît, puis disparaît.

En cliquant sur le drapeau, vous allez avoir l’historique de vos notifications. Vous pouvez cliquer sur la notification souhaitée pour être envoyé vers la fiche société concernée.

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Les notifications restent actives (en couleur) tant que vous n’avez pas visité la fiche, ou après le délai spécifié dans les règles de notifications sur la ligne “Temps en heure avant que les notifications soient considérées comme traitées” :

Astuce

💡 Pour ne pas être submergé de notifications, voici ce que nous préconisons comme paramétrage :

• ouverture de mail = société avec relance 
• clic mail = sociétés de mon marché (routine), ou si vous n'utilisez que les campagnes auto / prospection manuelle = juste les sociétés avec relance
• réponse mail = aucune, car peu importe la société, il faut la traiter
• formulaire et site internet : que pour les sociétés de mon marché

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